AI·OTT·네트워크 분야에서 전 세계에 통합 솔루션을 공급하는 가온그룹. 임직원 규모만큼 회의실도 많습니다. 20개가 넘는 회의실을 관리하다 보면 생기는 일들이 있습니다. 어느 방이 비어 있는지 확인하러 돌아다니고, 예약이 겹쳐 회의 시작이 밀리고, 아무도 안 쓰는 방에 조명과 냉난방이 켜진 채로 시간이 흘러갑니다.
가온그룹이 원한 건 더 복잡한 관리 툴이 아니었습니다. 알아서 회의실을 챙기는 AI 크루였습니다.
가온그룹에 배치된 AI 크루, 각자 맡은 일이 있습니다
예약 관리 AI 크루는 회의실 예약을 스마트폰 하나로 끝냅니다. 임직원은 앱에서 빈 방을 확인하고 바로 예약합니다. 회의실 앞 QR코드를 스캔하면 입실 완료입니다. 총무팀에 부탁하거나 누가 쓰고 있는지 확인하러 직접 돌아다닐 필요가 없습니다. 현재 전체 회의실 현황이 궁금하면 채팅으로 물어보면 크루가 바로 답합니다.
공간 환경 AI 크루는 조명·냉난방·습도를 스스로 조절합니다. 사람이 들어오면 켜고, 나가면 끕니다. 직원이 일일이 확인하고 끄러 다니던 일이 사라졌습니다. 회의 내내 최적의 환경이 유지되니 임직원들은 회의에만 집중할 수 있습니다.
운영 분석 AI 크루는 어느 시간대에 어느 방이 얼마나 쓰이는지 데이터를 쌓고 분석합니다. 회의실이 늘 부족한지, 반대로 특정 방은 거의 안 쓰이는지 — 감이 아니라 데이터로 공간 운영 전략을 세울 수 있게 됐습니다.
AI 크루 배치 이후, 실제로 달라진 것들
🟠 회의실 예약이 30초 안에 끝납니다.
회의실 앞 디스플레이나 스마트폰 앱에서 현재 예약 상태를 바로 확인하고, QR코드를 스캔하면 즉시 입실입니다. 빈 방을 찾아 돌아다니거나 담당자에게 확인을 요청하는 과정이 통째로 사라졌습니다. 사무실 전체 회의실 현황을 한눈에 파악할 수 있어, 어느 시간대에 어느 공간을 어떻게 쓸지 계획도 세울 수 있습니다.
🟠 회의실 환경은 사람 손을 타지 않습니다.
조명, 온습도, 재실 여부를 AI 크루가 실시간으로 감지하고 자동으로 최적화합니다. 회의 시작 전 에어컨을 켜러 가거나, 회의가 끝난 뒤 조명을 끄러 다시 돌아오는 일이 없어졌습니다. 임직원은 들어서는 순간부터 일에 집중할 수 있습니다.
🟠 데이터가 쌓일수록 공간 운영이 똑똑해집니다.
시간대별·회의실별 사용 데이터를 AI 크루가 분석해 보고합니다. “이 방은 오전에만 몰린다”, “저 방은 한 달에 몇 번 안 쓰인다” — 감으로 운영하던 회의실 관리가 근거 있는 전략으로 바뀝니다.
관리자가 할 일이 바뀌었습니다
AI 크루가 예약·환경·분석을 맡고 나서, 가온그룹의 담당자는 20개 회의실을 직접 관리하는 대신 공간을 어떻게 더 잘 쓸지 기획하는 일에 집중할 수 있게 됐습니다. 임직원들은 회의 준비에 쓰던 시간을 일에 씁니다.
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